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Grandes operações exigem controle absoluto sobre seus compromissos fiscais. Antes do TDC, a apuração e programação de débitos tributários aconteciam de forma descentralizada, distribuída entre múltiplas ferramentas como Excel, ERP interno e Dootax. O resultado era previsível: retrabalho constante, gargalos operacionais, falta de padronização e risco real de atrasos.
A plataforma CIC já era utilizada para controle de fluxo de caixa via compensação fiscal. O que faltava era consolidar também a etapa anterior do processo, a apuração e organização dos débitos, dentro do mesmo ecossistema.
O TDC nasceu com um objetivo claro: transformar um processo manual e fragmentado em um fluxo estruturado, padronizado e rastreável dentro de uma única plataforma.
O Problema
O projeto surgiu a partir de uma demanda da Raízen, que já utilizava a plataforma CIC para controle e visualização de créditos tributários, mas ainda realizava a apuração de débitos fora do sistema, por meio de planilhas Excel e outros sistemas associados ao processo. Esse cenário gerava uma desconexão crítica entre etapas complementares do processo.
A apuração consistia na validação integral dos saldos devedores de todas as empresas do grupo, seguida da definição da estratégia de liquidação, seja por arrecadação ou compensação. No entanto, por estar descentralizada e baseada em controles manuais, essa etapa se tornava suscetível a erros, retrabalho e perda de eficiência operacional.
O principal problema estava na fragmentação da jornada das atividades tributárias dos usuários da Raízen. A dependência de múltiplos sistemas secundários comprometia a organização e a fluidez dos processos, fazendo com que os usuários perdessem contexto ao longo do fluxo, o que resultava diretamente em atrasos de pagamentos e aumento de risco operacional.
Contexto de Negócio
A operação fiscal da Raízen envolvia múltiplas fontes de informação e controles paralelos. Cada área trabalhava com suas próprias planilhas e registros, o que gerava inconsistências e dependência excessiva de conferência manual.
Além do esforço operacional elevado, havia um risco sistêmico: ausência de visibilidade consolidada sobre débitos e suas formas de liquidação, seja por arrecadação ou compensação.
A oportunidade estratégica estava clara: concentrar o controle dentro da CIC, ampliando sua atuação no fluxo financeiro e fortalecendo a governança tributária.
O Desafio
O desafio não era apenas "organizar melhor", mas redesenhar uma operação crítica com impacto direto no negócio. Era necessário eliminar ineficiências estruturais como:
Esse cenário não só comprometia a eficiência operacional, como também expunha a empresa a riscos financeiros e fiscais, além de limitar a escalabilidade do processo.
Na prática, times altamente especializados estavam consumindo energia em tarefas operacionais e repetitivas, quando deveriam estar focados em análise estratégica, mitigação de riscos e tomada de decisão.
Descoberta e Pesquisa
Em parceria com os stakeholders do CIC, realizamos visitas presenciais à sede da Raízen, em Piracicaba, com o objetivo de conduzir entrevistas em profundidade com os usuários responsáveis pela apuração de débitos. Essa imersão permitiu mapear o fluxo real de trabalho e identificar pontos críticos da operação.
A apuração de débitos é realizada mensalmente por meio de planilhas Excel, fora da plataforma.
O processo depende de validações cruzadas com os saldos de crédito no CIC, tornando o fluxo mais complexo e suscetível a inconsistências.
A operação é percebida pelos usuários como manual, repetitiva e operacionalmente desgastante.
Apesar disso, há confiança na plataforma CIC e interesse genuíno em centralizar toda a jornada dentro do sistema.
Esses insights reforçam uma oportunidade clara de produto: consolidar a jornada em um único ambiente, reduzindo fricções operacionais, aumentando a eficiência e elevando o papel do usuário de executor para analista estratégico.
Conhecendo nossos usuários
Com o apoio dos stakeholders da CIC, conduzimos entrevistas com aproximadamente 20 usuários envolvidos no processo de apuração e programação de débitos tributários. Buscamos diversidade na amostra, incluindo diferentes cargos, níveis de senioridade, idades e localidades, garantindo uma visão abrangente da operação.
Objetivos da pesquisa
O principal objetivo foi compreender, de ponta a ponta, a experiência desses usuários ao longo da jornada de apuração e programação de débitos tributários. Investigamos como os processos eram executados na prática, identificando as principais dores, necessidades e limitações enfrentadas no dia a dia.
Metodologia
As entrevistas foram realizadas em duas etapas: inicialmente de forma presencial, na sede da Raízen, permitindo uma imersão mais profunda no contexto operacional; e, posteriormente, de forma remota, com convites enviados por e-mail, ampliando o alcance e validando padrões identificados na fase inicial.
Principais descobertas
A partir das entrevistas, identificamos quatro perfis distintos de usuários envolvidos no processo de apuração e programação de débitos tributários da Raízen, cada um com necessidades, responsabilidades e níveis de envolvimento específicos ao longo da jornada.
